Definicja Dowody księgowe

Co to znaczy Fundamentem zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (zwane "dowodami źródłowymi"): zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne swoje - przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Treść dowodów księgowych Dowód księgowy powinien zawierać przynajmniej: ustalenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, ustalenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji i jej wartość, jeśli to możliwe, określoną również w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - również datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu i osoby, której wydano albo od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca i metody ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Rezultat przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba iż mechanizm przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające przynajmniej dane określone ponad, i wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba iż inne regulaminy stanowią odmiennie. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści albo stawki, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne regulaminy nie stanowią odmiennie. Nie można poprawiać pojedynczych liter albo cyfr. Księgowe dowody zastępcze W razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej dzięki księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych poprzez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których obiektem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług i skup metali nieżelaznych od ludności. Zapisy elektroniczne Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy zastosowaniu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważane jest zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych albo tworzone wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, iż w trakcie rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione przynajmniej następujące warunki: uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia i określenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, służąca procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych i kompletności i identyczności zapisów, dane źródłowe w miejscu ich stworzenia są adekwatnie chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, poprzez moment wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.